公告事項 : 近期疑似又有詐騙團體假借各種名目(如與殯葬、遷葬、機關標案等有關),並冒名「梅森工作室、梅森事務所、梅森標案中心」等委託、合作或其他機關協會團體,對不知情之民眾招攬相關業務或牽扯參與政府標案等進行詐騙,並已有受害人遭遇詐騙金錢等情事!

梅森公司再次鄭重聲明,本公司無指派任人員及未與任何其他單位合作,或亦無主動對外招攬任何業務,且不從事任何不屬於撰寫顧問服務以外之業務,百分百皆由客戶來電本公司進行諮詢或評估,如有疑似或懷疑遭詐騙之情事,除向165反詐騙專線諮詢或向本公司求證外,另建議可主動向警察或檢調機關報案檢舉!


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    2022-02-23 「工程類」服務建議書或服務企劃書之標書製作要領與準備重點 [標案類]   ( 點閱 : 492 次 )

    據了解,近幾年已有越來越多工程類的標案由以往「最低標」改而採取「評選方式」來提升工程履約品質,或者為了提升招標作業效率而將眾多的案件合併一起招標,主辦機關藉由實施「評選機制」(如採取準用最有利標或參考最有利標),來選擇較優秀或適合的廠商,以避免投標廠商「低價競爭」承攬,導致後續發生履約品質不佳或無法履約的狀況。

    政府所有招標案件皆依據「政府採購法」的相關規範與施行細則作業執行,若以金額大小來區分標案規模,則有:(一) 巨額採購(工程案二億元以上;財物案一億元以上;勞務案二千萬元以上);(二) 查核金額(工程、財物案為五千萬元以上;勞務案一千萬元以上);(三) 公告金額(工程、財物及勞務案均為一百萬元以上)等。而投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準,皆有相關的規範,尤其針對「特殊或巨額」之採購,須由具有相當經驗、實績、人力、財力、設備等之廠商始能擔任者,得另規定投標廠商之特定資格。

    本公司常見委託標書的工程案件類型包括有:建築營造工程、道路工程、園藝工程、行道樹工程、裝修工程、污水下水道工程、台電公司相關工程,及特殊類等的工程標案,案件金額大小常見為千萬、數千萬元,甚至近億元或數億元以上的工程類標案。至於客戶會委託梅森計劃書事務所的動機或原因,主要有以下兩種常見的狀況:

    一、廠商過去履約的案件由以往「最低標」的招標方式,突然改為「評選方式」而需要提送服務建議書或企劃書,但卻完全沒有任何撰寫製作標書的經驗與人力,不知如何開始,且備標時間僅有1、2週因而委託梅森處理,此類狀況比較常見於1、2千萬元較小型的工程標案,或屬於採開口合約的標案類型。

    二、廠商雖然具有自行製作標書的人力或相關經驗能力,但可能標書品質不佳而經常拿不到案子,或是人力不足沒有多餘人力能專心投入短期標書製作;甚或有具多位專業技術人才的上市公司的團隊,發生屢戰屢敗的窘況,無法提升標書的競爭力,進而委託梅森處理標書,類似這樣的狀況也屢見不鮮。

    以下分享梅森近幾年來處理「工程類」服務建議書或服務企劃書之標書顧問服務實務經驗,提供製作標書時的準備要領與重點:

    1、先評估是否能承攬該案件:
    無論規模大小的案件,首先要評估該案的預算是否能承攬,該案要求的廠商相關資格與條件是否都能符合規定,甚至針對巨額或查核金額以上的標案,在「公開閱覽」期間,就必須先完成價格方面的試算與資源整合的評估,以避免發生都還不清楚該案是否有一定的利潤,就急於決定要投入標書製作,而發生白忙一場的狀況;亦或者等評估完價格才決定要投標時,所剩的備標時間已經完全來不及準備標書製作,即使倉促急就章產出的標書,可能品質不佳到最後也是白忙一場。故梅森在過去多年來常遇見這樣的狀況,因此會訂定一定的合理標書製作時間。若廠商對招標文件內容或價格預算有疑問,應主動向機關承辦提出釋疑,以維護參與投標廠商自身的權益。

    2、備標文件與相關基本內容的資料或照片,平時須開始累積與彙整收集,以備不時之需:
    通常綜合營造業或專業營造業的廠商,內部至少都會有一位以上或多位行政文書管理人員,處理工程類各項文書內容與相關表單,甚至相關圖文請款報驗文件等,以及公司文件、人事資料、機具設備、履約合約、機關函文、各項照片圖片等等,這些在平時都必須有系統的管理與收存。一旦要開始製作標書,這些資料、檔案與照片等,就必須在很短的時間內彙整出來使用。

    值得一提的是,很多客戶的現場施工拍攝的照片,往往都是配上白板文字做為驗收用照片,但記得多拍攝一些無說明文字的完整照片,因為有可能未來有機會作為標書封面照片或履約實績說明照片等;此外,有些機關會使用相關軟體如緊急通報或施工的APP或監工的CCTV等,也必須留下相關的保存紀錄或截圖,以作為標書製作時可能會用到的說明內容。

    3、詳閱招標須知與評選須知等規範文件,作為標書製作準備與製作的依據:
    任何評選方式的標案,都會提供完整的服務建議書或服務企劃書或工程企劃書等標書的製作規範與要求,包括:標書封面文字、內容格式及頁數限制、主文和附件的裝訂方式,以及最重要的「大綱架構」與「評選配分標準」,甚至明訂各大項之下的子項與細項說明內容,及各子項的配分。

    因此,標書準備所需的各項內容,與實際撰寫編製的架構,都必須「百分百」依照招標文件所指定的架構,如此也能利於評審在評分表上迅速打上分數,以利評分統計作業。

    通常標書常見的內容重點包括:「廠商簡介與規模、履約實績與相關證明、施工組織人力及機具設備、工程管理能力與施工品質管理 ... 等等」,依不同標案的評選項目需求而不同,沒有絕對的架構。對於有工程履約經驗的廠商而言,對於開工前必須送監造單位與業主審核之三書-「施工計劃書(含分項工程施工計劃書)、品質計劃書、勞安衛計劃書」,無論寫的好或不好,都是必須通過審後修訂後,才可以正式執行開工,這是工程業必備的文書工作,通常也是會作為投標相似案件的標書部分參用內容。

    若是巨額或達查額金額以上的標案,其規範的內容大項與細項,往往更為細膩與繁多,必須考驗廠商很短時間內準備出來並呈現在標書內,如國內外實績公證資料、原廠設備與驗證證明文件、協力廠商或供應商提供的相關證明文件等等,因此,大型標案通常在正式公告招標前已經開始準備,甚至在數個月前的公開閱覽階段就必須開始投入相關的作業人力與物力。

    4、備標時期的團隊分工、整合效率與進度掌控,會直接影響標書製作品質與間接影響投標的結果:
    多年來標書顧問服務的經驗,遇到不少有自行製作標書能力的公司團隊,這些團隊成員都是中高階主管、資深技術人員、工程實務主管或工地現場主任、業務人員或後勤人員等,大家面臨一致性的問題與挑戰,就是如何在短短不到兩週或一個月內能產出面面俱到、能完整呈現又具有高品質的標書。其中,可想而知負責整份標書整合者,所面臨極大的壓力。

    即使按評選須知展開標書的大綱架構與細項的章節、製作詳細的工作分配進度表至每位成員,但因受限公司內部某些體制上的包袱、或要預留給高層主管過目的時間,內外部溝通整合與彙整協力廠商或供應商的文件、證書或試驗/驗證報告等等,在僅有不多的時間要整合拼湊出每位團隊成員負責擠出的章節段落內容,儘管各人的文書編排習慣不同、格式不同,最後都考驗負責整合標書者的寫作編輯功力,甚至要預留給影印輸出店印製的時間等因素,往往最後呈現的標書品質不夠完美、不夠理想、差強人意或急就章的收尾,僅能硬著頭皮在截標截止前最後一刻送出標書,使得每個廠商的標書多少存在著一些瑕疵。這些狀況,其實都逃不出評選者的審視,自然也會影響投標的結果。

    因此,當梅森遇到經常自以為是的客戶,認為標書製作沒什麼,自己曾經製作過或也有其他同業可以參考的,或者認為都是自己提供的內容,質疑服務費用的合理性,梅森也只能祝福對方、敬謝不敏、避而遠之了。有些公司團隊在投資委託梅森的費用,才能體會原來標書顧問服務是一種學習高效工作與進度掌控的方法,當公司內部無適當整合標書製作人員時,或完全沒有標書製作的經驗,是值得委託給專業者來處理。


    雖然標書製作的品質不會是得標與否的絕對關鍵因素,但品質良好的標書絕對是有利於呈現廠商最具競爭力與說服性的利器,但若實力不夠也無法將死的寫成活的,不可能逃過評選機關與評審者的法眼,應該選擇適合廠商自身能力能承攬的標案來投標,才能爭取得標的最大勝算。

    無法得標的原因可能是標價過高、某些資格或證照不夠齊全、履約經驗或財力不足、專業人員的素質或編制不夠具有競爭力,甚或因為機具、設備、車輛等不夠完整或非廠商自有等種種的因素,都會是影響能否得標的結果;但如果投標廠商自身的實力夠,自行編寫製作標書的時間充裕,即使自行製作的標書不夠專業、品質不夠完美,版面內容編排不夠吸引,但只要呈現的內容重點具有一定的說服性,也是可以得標的。










     作者 : 梅森計劃書事務所

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