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    2022-02-27 「財物類」服務建議書或服務企劃書之標書製作要領與準備重點 [標案類]   ( 點閱 : 771 次 )

    「財物類」採購的標案,常見的採購標的如:服裝、鞋類、食品、家具定製品等民生消費用品,又如兼有工程或勞務的「財物類」採購,舉例如電力或儲能設備的採購,需結合軟硬體的系統安裝與建置,甚至有結合部分土建的工程施作等等。

    一般而言,財物類採購採評選方式提送企劃書,大多為需要客制化、特別加工訂製、或採購設備需結合工程技術與施工保固等,就此類型之財物類採購標案,分享其服務建議書或服務企劃書之標書製作要領與準備重點如下:

    1、先評估備標期間能否提出該案須提出的檢驗報告或試驗報告等,以及廠商規模與資格是否符合要求:
    訂製或客製類型的財物類採購,幾乎都會針對其材料、原物料、品質等特性要求提出相關的檢驗或試驗報告,如服裝的紡織類材料或防火、耐熱、隔熱等;或鞋類的皮革材料、特殊材料等檢驗或耐久性試驗等;以及食品類的營養成份、產品機能或再加熱調理之技術性等相關檢驗。

    當然,需求機關應該在招標事前都已經經過市場或廠商調查與瞭解,訂定其合理性、安全性、技術性等材料、原物料、成品或加工技術的相關檢驗或試驗規範,以確保該財物採購有一定的品質。因此,在備標期間至多僅有一個月的有限時間、同時又可能因為招標金額較高或預期同時會有多家廠商競爭下,欲投標廠商就必須優先評估其取得的材料或原物料,是否能找到合適的檢驗機構配合在一定的時間內提出檢驗或試驗報告,且必須再預留一些時間讓報告可以放入企劃書中完成內容完整的編排與後續的印製。

    若機關提出的備標時間完全無法在時限內提出有效的報告,就必須先跟機關反應;若廠商詢問多家檢驗機構都沒有把握能在有限的目標時間內完成報告,就要衡量是否要投入本次的標案,以免最後因企劃書送不出去而無法投標,就前功盡棄而枉然。

    其次,當財物採購金額較為巨大,甚至高達數千萬元或數億元以上,「廠商規模與資格」也會是一項競爭的關鍵因素,如公司資本額、營業規模、員工人數、工廠生產製造規模等等,因為巨額採購標案一定會有較具規模的競爭廠商出現,就必須衡量自身的實力是否有機會勝出,避免以卵擊石或先投入較小金額的採購來累積財物採購的經驗為開始。

    2、財物類採購的標書,更須注重標書內容的美觀與印製品質,但「作業時間」仍是關鍵:
    財物類採購的標書,通常「主文」加上「附件」的內容頁數不多,除了「廠商公司介紹、履約實績、與價格標單」一般的重點內容外,就是採購物品或成品的「材料/原物料/材質、產品規模/品質、製造/製作之技術與流程、交貨方式與售後服務/保固 ... 等」。若在作業時間充裕的情況下,為提升標書的整體美觀與品質,會採取整份以設計軟體(如Adobe InDesign)進行內容的圖文美編設計排版,同時需考量預留印製輸出的時間;若作業時間有限,或最後要等待相關檢驗或試驗報告的正式文件,內文就可能須以Word美編排版為主,以保持內容的彈性更換,以免影響最後印製輸出而無法在最後截標前送出企劃書。

    此外,對標書品質的要求之一,就是「樣品/成品」的照片也必須注重,尤其是「樣品/成品」的照片呈現,最好能請專業攝影人員來拍攝,或使用棚燈拍攝,以求得最好的樣品或產品品質效果,讓標書能多爭取評選時的加分效果。

    3、財物類採購「樣品」的提送,是一大準備重點與能否得標的重要關鍵:
    財物類採購的標案,往往預算金額動輒數千萬或數億元,因此,在備標的投入成本也會比其他類標案來得高些,除了「標書製作」的人力印製成本外,就是「檢驗或試驗報告成品」、「樣品的材料或原物料及樣品製作成本」、「樣品的拍照或展示成本」等等,如果這些成本不想支出太多,到處限制這兒或限制那兒,就有可能在評選過程中就顯現自己的競爭性和對手有明顯的落差。

    其中,「樣品」雖然在企劃書中會先以照片或圖片的方式呈現與說明,但等通過廠商資格審查後,正式進行簡報評選時,就會在評選會議前提送樣品至現場展示,以利評審現場檢視評選或留置評審現場一段時間供展示評選。因此,評選時所提送的「樣品」,會是能否得標的重要關鍵之一。

    4、財物類的巨額採購,團隊分工合作與時效掌握,是標書製作品質優劣的重要關鍵:
    屬於「重大或重要設備」的財物採購,因會結合「工程施作」或後續「勞務維護」的財物類採購標案,其評選內容的項目及細項,往往會需要提出更多的國內外實績證明、實際營運資料,原廠設備的檢驗/試驗/驗證文件,協力廠商的公司資料/技術能力/搭配軟硬體產品等證明文件,以及對該採購案的預定施工團隊/工程進度規劃/保固維護 等規劃文件,幾乎會動員投標廠商與參與該案協力廠商非常多的人力、物力、與財力資源。

    因此,不單是標書在表面上製作的很精美就好,而是要在有限的時間內整合團隊分工作業,提供重要性、有效性、實質性、具公證性與公信力的相關證明文件,標書製作過程儼然就是一項文書工程作業,這就是決定最終標書產出品質優劣的關鍵。故標書製作的團隊分工必須結合內外部的資源,掌握好進度,甚至在正式公告前的「公開閱覽」期間,若已評估要決定投入此案就該即早規劃並啟動標書的作業。

    梅森於過去兩三年內,參與並經歷類似如此規模與多人運作的團隊作業,即使在公開閱覽期間客戶決定提早規劃進行,好似有較充分的準備時間,但仍是至正式公告後才如火如荼地進行。委託標書製作不是梅森能取代廠商團隊的人力資源或技術專業,而是在有限的時間內引導客戶的團隊整合資源、掌控進度時程,且有效地在時限內完成高品質的標書,即使最後仍感覺無法製作的十全十美,但內容上能夠具體呈現不遺漏每個細項的評選重點與內容,往往就能取得最後得標的成果。











     作者 : 梅森計劃書事務所

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