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    2018-08-21 委託「梅森計劃書事務所 - 標案標書服務」的四大理由,與不適合委託的五種情況 [標案類]   ( 點閱 : 570 次 )

    百分之六十的電話諮詢客戶來電「梅森計劃書事務所」時,都會詢問「梅森」是否有提供計劃書或標案服務建議書的「代寫服務」,在此再次聲明,「梅森計劃書事務所」會永遠與一直提供「商業計劃書(投資計劃書)」和「政府標書(服務建議書)」的撰寫顧問服務。特別強調的是,梅森所提供的服務內容型態是融合深入撰寫與顧問分析的「撰寫顧問服務」,而非一般認知的只依客戶給什麼資料就寫什麼內容的「代寫服務」。

    「梅森計劃書事務所」自2010年成立公司至今,實際服務客戶之專案數量已超過250個,曾經評估案件或諮詢者達實際委託者10倍以上的數量,其中仍有不少客戶重複委託,尤其是標案類的服務建議書。隨著每年委託專案規模愈來愈大與複雜度愈來愈高,每個專案都必須在短時間內投入大量撰寫與分析的時間與精力,甚至有要在最短時間內完成交付的時間壓力(如 趕件或標案),故梅森目前只專注於「商業計劃書(投資計劃書)」和「政府標書(服務建議書)」這兩大類的顧問服務。

    梅森計劃書事務所的官方網站上已經詳列相關服務的內容、流程,以及專欄說明內容和部分實際案例,雖無法經常更新,但每篇內容都有一定表達主題或深入性的說明內容,足以讓潛在客戶瞭解相關的服務內容與訊息。

    以下針對「標案類」列出委託「梅森計劃書事務所」的四大理由,與不適合委託的五種情況,讓有意願委託或仍猶豫不決的潛在客戶,可作自我檢視與評估,是否欲委託的個案需求與認知心態,適合委託給「梅森計劃書事務所」處理。


    委託「梅森計劃書事務所 - 標案標書服務 」的四大理由

    理由一:需要在最短時間內完成所需的「服務建議書」(但須有最少的合理作業時間)。
    政府採購網所公告的標案,絕大多數是一至兩週內的等標時間就「截標」;少部分預算金額較大的標案,才會有一個月左右的備標時間。要在這麼短的時間內完成一個預算百千萬元、或數千萬至億元以上的標案,對任何廠商而言,都是一個非常大的挑戰。對於有經營規模或標場老手的企業而言,往往是要固定一組人員或臨時任務編組進行標書的準備製作以及預留三天時間委外印製,其投入的人力物力成本往往高達數十萬至百萬元的成本,最終目的就是希望可以爭取到政府的標案,讓公司未來一年多增加一項穩定業務收入的案源。

    具有多年標案服務建議書製作撰寫經驗與專業的"梅森計劃書事務所",是市場極少數能提供客戶「標案服務建議書」的專業顧問公司之一,"梅森"一旦接受客戶委託,即能在最短的時間內「使命必達」地協助客戶完成服務建議書的製作與印製輸出,對於沒有人力投入或沒有製作服務建議書經驗的客戶而言,是協助自己爭取政府標案最佳的委託選擇。相對地,服務收費主要是依照「標案預算金額的多寡」去評估費用,對有意願委託"梅森"的客戶,建議越早委託、提供較多的製作時間,較能獲得品質越好的服務建議書,這樣取得評選高分的機率也會越大。

    理由二:能提供客戶具一定水準的「服務建議書」的專業製作,與實務經驗的指導與建議。
    對於從未製作過服務建議書的客戶而言,通常是完全不知道服務建議書該如何著手,即使有看過別家廠商的服務建議書,但幾乎也是無法自行製作出來;至於曾有寫過服務建議書、但不太夠專業的客戶,可能陷入自己侷限的觀點,以為這樣的服務建議書就可以了,若是經常面對屢戰屢敗的結果,就要徹底檢視自己的服務建議書是不是還達不到及格的標準,該投資費用委託專業者來協助製作!

    "梅森"投入標案服務建議書撰寫製作的經驗已有8年,從勞務類、財務類或較複雜的工程類標書,皆有處理過,能提供客戶具有一定水準品質的服務建議書,並藉由參與的過程中提供客戶實務經驗的指導與建議,引導客戶建立服務建議書應準備的元素與重點。根據過去客戶成功取得標案的經驗,客戶除了有願意「投資費用」委託"梅森"製作服務建議書外,在雙方積極的參與下,幾乎都有8、9成以上的得標機率;但若是客戶抱著「出錢就是老大」的心態,認為委託者應該自動懂得客戶的專業內容,不願意積極提供相關的資料,也不願意花時間去投入標案應有的規劃項目或進行相關內容的說明,這樣即使花再多的委託費用,預期肯定是枉然白費的。

    理由三:能提供印製精美的「服務建議書」紙本輸出,包含封面設計、簡報檔製作,且不用擔心資料外洩。
    "梅森計劃書事務所"已投資近百萬元於高速列印、膠裝裝訂、程控裁切 等輸出設備,能在短時間內完成印製精美的紙本計劃書或服務建議書,無須外送給一般影印輸出店處理,既能掌握時效,又能保證客戶資料不外流,達到全程保密,所有資料內容與相關檔案永久不外流。

    目前 "梅森"對於所有的商業計劃書或服務建議書皆會委由專業設計人員進行「封面設計」,屬於每個專案標準的服務內容之一;並針對對於有需要「簡報檔」的標案,也會負責將服務建議書的內容預先製作好至簡報檔,讓客戶自行運用以作簡報說明,但"梅森"不參與現場簡報。

    理由四:能提出「營運類標案」完整的「財務預估規劃」,即三大預估財報。
    「財務規劃」是所有商業計劃書最重要的一環,對於「營運類標案」亦不例外。「營運類標案」大多是以「營運計劃書」或「投資計劃書」的形式呈現,一般這類的標案會出現於「財政部推動促參司|民間參與公共建設資訊」網站,即 OT、BOT、ROT等促參公告案件;亦有的會出現於於「政府電子採購網」,或是機關單位自行獨立公告。

    梅森計劃書事務所針對每一個「營運類標案」,皆經由專業訪談後會建立該專案完整的「excel 財務試算模組」,包括 營收、成本、資產、費用等各項推估,並能自動生成三大預估財務報表,即「預估損益表、預估資產負債表、預估現金流量表」。"梅森"提供每個專案5年的預估財報,或依照個別專案的需求,提出6∼8年或更長一些的財報預估。由於"梅森"所提出的「財務報表」皆以excel 檔案模組化,在結案之前先行提供PDF檔給客戶審閱,可以非常快速地依照客戶的需求隨時調整,日後,客戶也可以再重複運用或自行試算檢視財務規劃內容。


    不適合委託「梅森計劃書事務所 - 標案標書服務」的五種情況

    情況一:希望全程參與投標作業與參與現場簡報作業。
    一般而言,政府標案的備標文件會分為四種標封(即每一種文件所裝的文件袋外表會再貼上的A4封面,簡稱為"標封"),一為「資格封」,即證明公司資格、財力、信用證明、押標金證明等的文件資料;一為「文件封」,即評選之用的服務建議書或服務企劃書,有的會依標案案件的需求,又可分為「正本、副本」,「主文/本文、附冊/附件」等,甚至會要求加上數字編號,通常因「文件封」的數量繁多,可能多達10餘本服務建議書,若是「附冊/附件」獨立成冊,往往多達30餘本,就需要用紙箱包裝了。

    而「價格封」則是「價格標單」,若是工程類標案,價格標單又可分為「價格總標、標單詳細表、標單單價分析表,及標單資源統計表」,甚至可能要附上價格檔案的光碟片。最後則是將這三種標封全部打包再貼上一個「外標封」。依標案的性質、規模的不同,有的機關單位會簡化一些「標封」,如只將「資格文件、價格文件」獨立成一個標封,再加上打包「服務建議書或服務企劃書」的外標封兩種;若是不須服務建議書或服務企劃書之「最低標」標案,就更為單純了。

    由以上可知,備標文件有些複雜,甚至有些是公司較為私密或重要的資料,必須由客戶自行準備,而"梅森"僅能負責製作最耗時、耗力的「服務建議書、服務企劃書」;而「現場簡報」通常是要求由「公司負責人、計畫主持人」等屬於公司內部編制內的人員進行簡報與現場問答,甚至要核對勞健保投保資料,"梅森"也不會介入。

    情況二:希望指導怎樣投標、怎樣使用政府採購網,或如何挑選標案。
    對於初次想投入或爭取政府標案的新進業者而言,「政府電子採購網」有協助配合的訓練機構,並有定期公告的課程,可以協助廠商的採購人員去使用政府電子採購網的平台,以及相關的知識或技能。"梅森計劃書事務所"僅負責「服務建議書、服務企劃書」專業撰寫製作的顧問服務,並無餘力與時間去指導想爭取政府標案的新進業者。

    情況三:客戶沒時間安排訪談或準備標書所需資料,希望能套用別家公司的標案標書內容。
    依據"梅森"過去多年來的經驗,每一家公司所製作的服務建議書或服務企劃書,皆是獨一無二、客製化的內容,即使是同一家公司不同案場的標書,內容也不會完全一樣,所以,幾乎不可能將任一個案子套用至類似公司的標書內容;再者,對於每一位曾委託梅森的客戶而言,每位客戶的資料或標書內容,皆屬於客戶所有,"梅森"基於職業道德,有義務為客戶保密。因此,對於想爭取政府標案的客戶而言,必須實在地投入人力、物力與時間成本,無論是自行製作標書或委託外部處理,天下沒有白吃的午餐。

    情況四:針對客戶過去的或現有的「服務建議書」作局部修改,或提供標書指導服務。
    有些客戶在過去已經編寫過自己的服務建議書或服務企劃書,想委託"梅森"進行局部修改,這樣的情況是"梅森"無法提供的服務,當然也無法提供撰寫指導服務。主要原因是"梅森"所製作的每一套服務建議書或服務企劃書皆有其脈絡與架構,是非常完整且嚴謹,就"梅森"過去多年來所見過客戶的標書,其思想脈絡與架構與"梅森"不會一致,故對"梅森"而言都是必須重寫、重新製作。

    即使是服務過的舊客戶,每一次的標案內容狀況也不會一致,也許會給予標書新的對策、新的建議作法,皆是當作獨立的新案重新報價。

    情況五:認定「梅森」只是一般的代寫服務,心態與態度上無法認同與相互尊重。
    任何事業的開創與發展,都必須有宏大與深遠的眼光與執行力,也有企業家應有的格局與高度。"梅森"多年來對客戶始終抱持著「誠信」與「尊重」的態度來服務所有的客戶。無論是博士、醫師、大企業家、投資者或是新創事業者,不論委託客戶的學歷高低、職業貴賤、社會歷練深淺、所在行業熱門與否、事業規模大小,對於認同"梅森"的服務模式與費用行情者,"梅森"也相對地全力以赴,將客戶每一個標案規劃內容與執行作法,完整地呈現於服務建議書或服務企劃書之中。

    不過,多年來也會遇到少部分有意委託者,非常主觀認定將"梅森"的「專業撰寫顧問服務」當成是一般坊間的「企劃代寫」,或認為只是一般的文字或文案代筆,只是自己沒時間處理(其實是自身能力與專業不夠);或者以一般企劃人員的月薪來認定收費的合理性(其實月薪五、六萬的從事多年的資深企劃人員,也不見得會寫商業計劃書);當然也有可能因自己不擅長文字,而對動腦寫文字的文人相輕,抱持著鄙視或沒什麼的心態。甚者,也遇到土豪或土匪等級的人士,有著「嫌貨才是買貨人」的觀念,要先打壓對方、殺價、喊價才願意委託(其實是心裡非常想委託,但不想相對地付出對方的行情費用)。以上種種,就可能是標準的「奧客」,因此,任何經營者都不會想遇到"奧客","梅森"也不例外,慎選良好的客戶遠大於多賺一些錢,對於心態或態度不夠健全的「奧客」,"梅森"是敬而遠之。









     作者 : 梅森計劃書事務所

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